جیمیل، سرویس ایمیل محبوب گوگل، فراتر از یک ابزار ساده برای ارسال و دریافت ایمیل است. این پلتفرم، با ارائه ویژگی‌های متنوع و کاربردی، به شما کمک می‌کند تا مدیریت ایمیل‌های خود را به بهترین نحو انجام دهید و از زمان خود بهینه استفاده کنید. در این مقاله، به بررسی 13 مورد از بهترین ویژگی‌های جیمیل می‌پردازیم که شاید تاکنون از آن‌ها بی‌خبر بوده‌اید.
بهترین ویژگی‌های جیمیل
- تغییر پس‌زمینه (Theme)
- لیست وظایف (Google Tasks)
- مسدود کردن ایمیل‌های ناخواسته
- جستجوی پیشرفته
- برچسب‌گذاری و دسته‌بندی ایمیل‌ها
- میانبرهای صفحه کلید
- پاسخ خودکار به ایمیل‌ها
- فعال‌سازی تایید دو مرحله‌ای
- استفاده از برچسب‌های رنگی
- قالب‌بندی پیشرفته در ایمیل‌ها
- مدیریت مخاطبین و همگام‌سازی آن‌ها
- اشتراک‌گذاری تقویم
- ارسال ایمیل گروهی
1. سفارشی‌سازی پس‌زمینه جیمیل
اگر از ظاهر تکراری جیمیل خسته شده‌اید، می‌توانید با تغییر پس‌زمینه، ظاهری جذاب‌تر به آن ببخشید. جیمیل، مجموعه‌ای از تم‌های آماده را در اختیار شما قرار می‌دهد و همچنین امکان استفاده از تصاویر شخصی را نیز فراهم کرده است. برای تغییر تم، روی آیکون چرخ‌دنده در بالای صفحه کلیک کنید و گزینه “Theme” را انتخاب نمایید.
2. استفاده از Google Tasks برای مدیریت وظایف
جیمیل با Google Tasks ادغام شده است تا به شما در مدیریت کارهای روزانه کمک کند. این ویژگی، فضایی مجزا برای ایجاد، ویرایش و زمان‌بندی وظایف فراهم می‌کند. با استفاده از Google Tasks، می‌توانید کارهای خود را اولویت‌بندی کرده و از فراموش کردن آن‌ها جلوگیری کنید.
3. مسدود کردن ایمیل‌های مزاحم
با مسدود کردن فرستنده‌های ناخواسته، می‌توانید از دریافت ایمیل‌های مزاحم در صندوق ورودی خود جلوگیری کنید. ایمیل‌های مسدود شده به‌طور خودکار به پوشه اسپم منتقل می‌شوند. برای این کار، ایمیل مورد نظر را باز کرده و گزینه “Block” را انتخاب کنید.
4. جستجوی پیشرفته در جیمیل
قابلیت جستجوی پیشرفته، یافتن ایمیل‌های مورد نظر را در جیمیل بسیار آسان می‌کند. با استفاده از این ویژگی، می‌توانید جستجوهای خود را بر اساس معیارهایی مانند فرستنده، گیرنده، موضوع، کلمات کلیدی، اندازه و تاریخ محدود کنید. برای دسترسی به جستجوی پیشرفته، روی آیکون فیلتر (مثلث کوچک در نوار جستجو) کلیک کنید.
5. برچسب‌گذاری و دسته‌بندی ایمیل‌ها
با استفاده از برچسب‌ها، می‌توانید ایمیل‌های خود را دسته‌بندی و سازماندهی کنید. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا ایمیل‌های مرتبط با موضوعات مختلف (مانند کار، خانواده، دوستان و…) را به‌راحتی پیدا کنید. برای ایجاد برچسب، روی یک ایمیل راست کلیک کرده و گزینه “Label as” را انتخاب کنید.
6. استفاده از میانبرهای صفحه کلید
میانبرهای صفحه کلید، سرعت کار شما در جیمیل را افزایش می‌دهند. با فعال کردن این ویژگی در تنظیمات، می‌توانید با استفاده از کلیدهای میانبر، به سرعت به بخش‌های مختلف جیمیل دسترسی داشته باشید. برای فعال‌سازی میانبرها، به بخش تنظیمات جیمیل بروید و در سربرگ “General”، گزینه “Keyboard shortcuts” را فعال کنید.
7. پاسخ خودکار به ایمیل‌ها
ویژگی پاسخ خودکار، به شما این امکان را می‌دهد تا در زمان‌هایی که دسترسی به ایمیل‌های خود ندارید (مانند تعطیلات)، یک پاسخ آماده برای دریافت‌کنندگان ایمیل ارسال کنید. برای فعال کردن این ویژگی، به تنظیمات جیمیل بروید و گزینه “Vacation responder” را فعال کنید.
8. فعال‌سازی تایید دو مرحله‌ای
تایید دو مرحله‌ای، یک لایه امنیتی اضافی به حساب جیمیل شما اضافه می‌کند و از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات شما جلوگیری می‌کند. با فعال کردن این ویژگی، علاوه بر وارد کردن رمز عبور، باید یک کد تایید را که به تلفن همراه شما ارسال می‌شود، وارد کنید. برای فعال‌سازی، به بخش تنظیمات گوگل بروید و گزینه “2-Step Verification” را انتخاب کنید.
9. استفاده از برچسب‌های رنگی
با رنگی کردن برچسب‌ها، می‌توانید ایمیل‌های خود را به‌طور بصری دسته‌بندی کنید. برای مثال، می‌توانید از رنگ قرمز برای ایمیل‌های مهم، از رنگ آبی برای ایمیل‌های کاری و از رنگ سبز برای ایمیل‌های شخصی استفاده کنید. برای رنگی کردن برچسب، روی علامت سه نقطه در کنار برچسب کلیک کرده و گزینه “Label color” را انتخاب کنید.
10. قالب‌بندی پیشرفته در ایمیل‌ها
جیمیل، امکانات قالب‌بندی متنوعی را برای زیباتر کردن و خواناتر کردن ایمیل‌های شما فراهم می‌کند. می‌توانید از فونت‌های مختلف، اندازه‌های متفاوت، رنگ‌های متنوع برای متن و پس‌زمینه، فهرست‌های شماره‌دار و بولت‌دار و همچنین ایموجی‌ها استفاده کنید. این ویژگی‌ها، باعث می‌شود تا پیام‌های شما جذاب‌تر و تاثیرگذارتر شوند.
11. مدیریت مخاطبین و همگام‌سازی آن‌ها
جیمیل، امکان همگام‌سازی مخاطبین با حساب گوگل را فراهم می‌کند. این ویژگی به شما کمک می‌کند تا مخاطبین خود را به‌راحتی مدیریت کرده و در دستگاه‌های مختلف به آن‌ها دسترسی داشته باشید. برای دسترسی به مخاطبین، روی آیکون “Contacts” در منوی گوگل (آیکون ۹ نقطه در بالای صفحه) کلیک کنید.
12. اشتراک‌گذاری تقویم
تقویم گوگل (Google Calendar) یکی از ابزارهای قدرتمند جیمیل است که به شما در برنامه‌ریزی و یادآوری رویدادها کمک می‌کند. با استفاده از این ویژگی، می‌توانید تولد دوستان، قرار ملاقات‌ها و سایر رویدادها را ثبت کرده و یادآور دریافت کنید. همچنین می‌توانید تقویم خود را با دیگران به اشتراک بگذارید تا در برنامه‌ریزی‌های گروهی سهولت ایجاد شود. برای دسترسی به تقویم، روی آیکون “Calendar” در منوی گوگل کلیک کنید.
13. ارسال ایمیل گروهی
با استفاده از قابلیت ارسال ایمیل گروهی، می‌توانید به‌راحتی به چندین مخاطب به‌طور همزمان ایمیل ارسال کنید. برای این کار، ابتدا در بخش مخاطبین یک برچسب (Label) برای گروه‌های مختلف مخاطبین (مانند دوستان، همکاران و…) ایجاد کنید. سپس، در هنگام نوشتن ایمیل جدید، نام برچسب را در قسمت “To” وارد کنید تا ایمیل به تمام مخاطبین آن برچسب ارسال شود.
این 13 ویژگی، تنها بخشی از امکانات گسترده جیمیل هستند. با استفاده از این ویژگی‌ها، می‌توانید تجربه کاربری خود را بهبود بخشیده و مدیریت ایمیل‌های خود را به سطح جدیدی ارتقا دهید.