در دنیای امروز، سازمان‌ها، بیمارستان‌ها و بسیاری از مشاغل به دنبال دیجیتالی کردن اسناد و مدارک کاغذی خود هستند. این روند، ناشی از درک اهمیت استفاده از اطلاعات دیجیتالی و کنار گذاشتن روش‌های سنتی بایگانی است. نگهداری اسناد کاغذی، به دلیل ماهیت ناکارآمدشان، مانعی بر سر راه بهره‌وری، دسترسی سریع و سودآوری است. علاوه بر این، مدیریت و حفظ امنیت این اسناد نیز چالش‌های خاص خود را دارد. به همین دلیل، استفاده از خدمات اسکن اسناد و تبدیل اسناد کاغذی به فرمت دیجیتال، به یک ضرورت تبدیل شده است. در این مقاله، به بررسی این موضوع می‌پردازیم که خدمات اسکن اسناد چه مزایایی دارد و مراحل انجام آن چگونه است. با ما همراه باشید تا اطلاعات جامعی در این زمینه کسب کنید.
اسکن اسناد چیست؟ انواع روش‌های اسکن اسناد
اسکن اسناد، فرآیند تبدیل اسناد و اطلاعات کاغذی به فرمت دیجیتال است. این فرآیند به سازمان‌ها، ادارات، بیمارستان‌ها و سایر کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از انباشت اسناد کاغذی رهایی یابند و امکان بایگانی الکترونیکی را فراهم کنند. با استفاده از این خدمات، دسترسی به اسناد به سرعت و سهولت انجام می‌شود و نگرانی‌ها بابت از بین رفتن اسناد از بین می‌رود. اسکن اسناد معمولاً به دو روش اصلی انجام می‌شود:
اسکن در محل (On-Site): در این روش، با توجه به حجم بالای اسناد یا الزامات امنیتی، عملیات اسکن در محل مشتری انجام می‌شود. در این حالت، تجهیزات و نیروهای متخصص به محل کارفرما منتقل می‌شوند.
اسکن در خارج از محل (Off-Site): در این روش، اسناد به محل ارائه دهنده خدمات اسکن منتقل می‌شوند. پس از اتمام فرآیند اسکن، اسناد به کارفرما بازگردانده می‌شوند یا بنا به درخواست او، امحا می‌گردند.
مراحل انجام اسکن اسناد
فرآیند اسکن اسناد شامل مراحل زیر است:
1. جمع‌آوری: جمع‌آوری تمام اسناد و مدارک از منابع مختلف و متمرکز کردن آن‌ها.
2. آماده‌سازی: این مرحله، شامل آماده‌سازی فیزیکی اسناد برای اسکن است. بسته به اینکه اسکن در محل مشتری یا در محل ارائه دهنده خدمات انجام شود، آماده‌سازی‌هایی مانند الصاق بارکدها انجام می‌شود.
3. اسکن: انتخاب و استفاده از سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب برای اسکن اسناد.
4. ویرایش و اصلاح تصاویر: انجام تنظیمات لازم برای بهبود کیفیت تصاویر اسکن شده.
5. انتقال فایل‌ها: انتقال فایل‌های دیجیتال به مشتری از طریق CD، فلش یا به صورت رمزگذاری شده از طریق اینترنت.
6. تهیه نسخه پشتیبان: ایجاد نسخه‌های پشتیبان از اسناد اسکن شده برای حفظ اطلاعات.
7. بازگرداندن اسناد کاغذی یا امحای آن‌ها: بازگرداندن اسناد فیزیکی به مشتری یا امحای آن‌ها، بسته به توافق طرفین.
مزایای بی‌شمار اسکن اسناد
اسکن اسناد مزایای فراوانی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:
دسترسی سریع و آسان به اطلاعات: با دیجیتالی کردن اسناد، امکان جستجوی سریع در متن اسناد فراهم می‌شود. به عنوان مثال، در بیمارستان‌ها، دسترسی به پرونده‌های بیماران در کمترین زمان ممکن خواهد بود.
افزایش بهره‌وری: دسترسی سریع به اطلاعات، منجر به کاهش زمان تلف شده کارکنان می‌شود و در نتیجه، بازدهی و بهره‌وری افزایش می‌یابد.
افزایش امنیت اطلاعات: بایگانی الکترونیکی اسناد، امنیت بیشتری را نسبت به اسناد کاغذی فراهم می‌کند. همچنین، تهیه نسخه پشتیبان از اسناد دیجیتال، امنیت اطلاعات را تضمین می‌کند. به عنوان مثال، در صورت بروز آتش‌سوزی، نگرانی بابت از بین رفتن اسناد وجود نخواهد داشت.
صرفه‌جویی در فضا: اسناد کاغذی برای نگهداری به فضای زیادی نیاز دارند، در حالی که اسناد دیجیتالی به فضای بسیار کمتری نیاز دارند و امکان آرشیو تعداد زیادی سند را فراهم می‌کنند.
مدیریت و سازماندهی بهتر اسناد: با اسکن اسناد، امکان تفکیک و طبقه‌بندی آن‌ها به شکلی منظم‌تر فراهم می‌شود، که دسترسی به اطلاعات را آسان‌تر می‌کند.
کاهش هزینه‌ها: نگهداری اسناد کاغذی مستلزم صرف هزینه برای فضا و نیروی انسانی است. با اسکن اسناد و ذخیره‌سازی الکترونیکی، این هزینه‌ها کاهش می‌یابد.
حفظ محیط زیست: دیجیتالی کردن اسناد، امکان استفاده مجدد از اطلاعات و کاهش نیاز به چاپ را فراهم می‌کند، که به حفظ محیط زیست کمک شایانی می‌کند.
| اسناد کاغذی به دلیل محدودیت‌هایی که دارند، مانعی برای پیشرفت و افزایش کارایی هستند. بنابراین، اسکن اسناد یک راه‌حل ضروری و حیاتی است. |
انتخاب خدمات اسکن اسناد مناسب
با توجه به مزایای فراوان اسکن اسناد، انتخاب یک ارائه‌دهنده خدمات حرفه‌ای و با تجربه، از اهمیت بالایی برخوردار است. یک شرکت خدمات اسکن اسناد موفق، باید خدمات متنوعی را ارائه دهد. از جمله:
- رقومی‌سازی اسناد و پرونده‌ها
- تعویض و نوسازی پوشه‌ها و زونکن‌ها
- استفاده از جداکننده‌های الکترونیکی و فیزیکی
- تهیه چک لیست و فرم‌های خلاصه پرونده
- مهر زنی و شماره‌گذاری اسناد
- مدیریت پروژه اسکن و آموزش‌های لازم
- مشاوره در زمینه اجرا و پیاده‌سازی
در نهایت، باید گفت که حجم زیادی از اسناد و مدارک در سازمان‌ها، بیمارستان‌ها و سایر نهادها به صورت کاغذی نگهداری می‌شوند. با توجه به افزایش حجم اسناد و دشواری‌های نگهداری آن‌ها، استفاده از خدمات اسکن اسناد و تبدیل اطلاعات به فرمت دیجیتال، بهترین راه‌حل برای رفع این چالش است.
با انتخاب یک ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد معتبر و با تجربه، می‌توانید از مزایای بی‌شمار این فرآیند بهره‌مند شوید و گامی مهم در جهت بهبود مدیریت اطلاعات و افزایش بهره‌وری سازمان خود بردارید.